Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde Uedem senden

Im täglichen Geschäftsleben wird die Nutzung von E-Mail zum Informationstausch immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung Uedem sind bereits seit Jahren per E-Mail direkt erreichbar.

Rechtsverbindliche E-Mails können über die zentrale E Mail-Adresse:

vps@uedem.de

an die Gemeinde gesandt werden.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Uedem eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform, wie sie bisher oft genutzt wurde.

Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Gemeinde Uedem eine Virtuelle Poststelle (VPS) eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Gemeinde Uedem für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet. Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle der Gemeinde Uedem elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt verändert werden.

Seitens der Gemeindeverwaltung Uedem wird das Verschlüsselungsverfahren S/MIME genutzt.

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Gemeindeverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein muss. Die Gemeinde Uedem kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter
• Deutsche Post Com (signtrust)

Bitten haben Sie Verständnis dafür, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen. Werden andere Signaturen als die vorstehenden genutzt, bedarf es weiterhin der Schriftform.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Dateiformate

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeindeverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Portable Document Format oder PDF Format, bis Version 1.7 (Dateiendung: *.pdf)
• Rich Text Format oder RTF Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.rtf)
• Einfaches Textformat oder TXT Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.txt)
• Textverarbeitung (Dateiendung: *.doc, *.docx)
• Tabellenkalkulation (Dateiendung: *.xls, *.xlsx)
• Bildschirmpräsentationen (Dateiendung: *.ppt, *.pptx)
• Bilddateien im Format der Joint Photografic Experts Group (Dateiendung: *.jpg, *.jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format  (Dateiendung: *.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Diese Liste wird - soweit erforderlich - laufend aktualisiert.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden oder Institutionen.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an den genannten Ansprechpartner.